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Herramientas de Control de Activos de IT: ¿Para qué sirven?

La gestión de activos de TI (o "ITAM") sirve para garantizar que los activos de una organización se contabilizan, despliegan, mantienen, actualizan y eliminan en el momento oportuno. En pocas palabras: para garantizar que los elementos valiosos, tangibles e intangibles, de tu organización tengan seguimiento y uso.



Pero ¿qué es un activo de TI?


Los activos de TI son los recursos tecnológicos con los que toda empresa cuenta para agilizar su gestión. Se utilizan para lograr objetivos de negocio, y se dividen en activos tangibles e intangibles (hardware y software) de acuerdo a la siguiente imagen de referencia:




Los activos de TI tienen un periodo de uso finito. Para maximizar el valor que una organización puede generar a partir de ellos, el ciclo de vida de los activos de TI se puede gestionar de forma proactiva. Cada organización puede definir etapas únicas de ese ciclo de vida, pero estas suelen ser la planificación, la adquisición, la implementación, el mantenimiento y la retirada. Una parte importante de la gestión de activos de TI es aplicar procesos en todas las etapas del ciclo de vida para conocer el coste total de propiedad y optimizar el uso de los activos.


En el pasado, los departamentos de TI podían controlar los activos dentro de su propio dominio. Ahora, la práctica de gestión de activos de una organización va mucho más allá del hardware que se suministra con un sello de aprobación oficial de TI. El software basado en suscripciones y la expectativa de los empleados de poder personalizar las herramientas con las que trabajan a través de mercados y tiendas de aplicaciones plantean nuevos desafíos para la gestión de activos. El trabajo de los equipos modernos requiere que los equipos de TI sean flexibles y adapten su proceso de gestión de activos para poner a la empresa en la mejor posición.



Cuando diferentes equipos tratan de trabajar con las herramientas que mejor se adaptan a sus necesidades, la gestión de activos es una parte aún más importante de la estrategia general de una organización y proporciona información actualizada para reducir riesgos y costes. Un proceso de gestión de activos da lugar a fuentes de información de confianza únicas, con las que optimizar presupuestos, respaldar la administración del ciclo de vida y tomar decisiones que afectan a toda la organización.


A medida que equipos externos a TI comienzan a adoptar la gestión de servicios, la gestión de activos también ha ganado importancia para diferentes departamentos. Sabemos de organizaciones que usan software de gestión de activos para gestionar desde flotas de barcos hasta seguros o instrumentos musicales.


Las herramientas de gestión y control de activos de TI ayudan a las empresas a supervisar y saber con cuántos y cuáles recursos tecnológicos realmente cuenta. Esto especialmente porque toda compañía se enfrenta a muchos requisitos tecnológicos obligatorios para satisfacer las exigencias del mercado actual.


Un ejemplo de la utilidad de las herramientas de control de activos de TI son los modelos de gestión de inventarios de TI. Es muy simple: Así como toda empresa necesita una adecuada estructura de almacén y distribución de sus activos físicos para ofrecer un flujo correcto de productos y servicios a sus clientes internos y externos; también necesita conocer y controlar sus activos de TI.


Desde luego, mientras más grande sea nuestra empresa, mayor será el volumen de activos de TI que debemos controlar y conocer; y especialmente, si estamos montados en la ola de la empresa digital; y empleamos recursos tecnológicos para expandirnos a nivel global ayudándonos con la figura del trabajo a distancia, o teletrabajo.





Por qué es importante la gestión de activos IT

La gestión de los activos IT debe ser una prioridad hoy en día para cualquier empresa dada su dependencia de los sistemas informáticos y la tecnología para el funcionamiento de sus procesos de negocio. Los principales motivos por los que una empresa debe realizar una gestión óptima de su infraestructura son:

  • Ofrece una visión global y precisa sobre todos los elementos que conforman la infraestructura de la empresa (servidores, endpoints, recursos de red, bases de datos, licencias de software, etc.). Permite identificar aquellos activos que no están siendo utilizados o que representan un riesgo para la seguridad, a través de una trazabilidad de todos los recursos IT disponibles.

  • Permite conocer la interrelación existente entre los distintos activos IT de la empresa, así como el impacto que se produce entre ellos cuando se genera un problema o incidencia.

  • Control sobre los costos y la inversión en recursos IT (costo de licencias, compra de hardware, entre otros).

  • Conocimiento de las herramientas y políticas de seguridad implementadas en todos los procesos relacionados con IT, ayudando a reducir los riesgos de seguridad.

  • Mejora en la definición de los niveles de servicio ofrecidos a los clientes, a nivel interno y a proveedores o colaboradores.



Fases en la gestión de activos IT

La gestión de activos en ITIL comienza desde que se produce la necesidad de adquirirlo. A partir de ese momento ITAM se divide en cinco etapas con una serie de requisitos en cada una de ellas.

1. Solicitud

La solicitud es el proceso por el cual se realiza la petición de un nuevo recurso IT dentro de la empresa. Para realizarlo se dispone de un proceso estandarizado y automatizado de envío de solicitudes, cumpliendo una serie de criterios para que la evaluación y aprobación de la adquisición sea más rápida y eficiente.


De esta forma se consigue disminuir el tiempo que transcurre desde la solicitud hasta la adquisición (pasando por el proceso de valoración y aprobación por parte del personal responsable de esa toma de decisiones).



2. Adquisición

La segunda etapa en la gestión de activos se produce después de la aprobación de la compra del recurso IT. Dentro de esta fase hay una serie de aspectos importantes para realizar la mejor adquisición:

  • Selección del proveedor adecuado.

  • Negociación con el proveedor.

  • Sistema de financiación de la adquisición.

  • Introducción del activo en el inventario IT.

3. Desarrollo

Cuando el recurso adquirido pasa a formar parte del inventario de la empresa y a realizar la función para la que fue adquirido, se encuentra en su fase de desarrollo. Se utilizan herramientas para gestionar el inventario y registrar la asignación del recurso, la ubicación del mismo, asignación de usuarios u operarios, y otra información relevante como indican las buenas prácticas de ITAM.

4. Mantenimiento

El mantenimiento es el proceso que requiere un activo IT para prolongar su vida útil o mejorar su rendimiento, e incluye actualizaciones de software, reparaciones, mantenimiento preventivo, y otras operaciones de mantenimiento. En ITAM se utilizan herramientas para introducir procesos de mantenimiento automatizados, reduciendo sus costes y acelerando el tiempo invertido.

5. Retirada

Todos los activos IT tienen un fin de ciclo donde dejan de ser eficientes u operativos y deben retirarse del inventario de la empresa. La gestión de inventario IT busca el equilibrio y la rentabilidad entre el coste del mantenimiento para prolongar la vida y el coste de la retirada y sustitución de activos. La fase de retirada también suele ser de actualización, ya que en muchos de los casos el activo retirado se sustituye por uno nuevo (con nueva tecnología que mejora el rendimiento del anterior).


Cuáles son los beneficios de ITAM para una empresa o institución

La gestión de inventarios ofrece a las empresas numerosas ventajas a la hora de gestionar su infraestructura tecnológica. Las principales ventajas de ITAM son:

1. Una única fuente de información de confianza

Con demasiada frecuencia, vemos a multitud de personas distintas rastreando activos en multitud de lugares diferentes. No hay responsables últimos ni una herramienta única que recopile y centralice la información. El resultado no puede ser otro que caos y errores. Así, es difícil tomar decisiones informadas. Incluso hay empresas que tienen empleados contratados específicamente para llevar un seguimiento de los activos de TI, un trabajo que deberían hacer los sistemas.

Si no tienen que dedicar tiempo y esfuerzo a hacer seguimientos, supervisar el uso y conocer dependencias, los empleados de TI pueden centrarse en lo que más importa para la organización. La gestión de activos pone orden en todo esto y ofrece una fuente de información única de confianza para los equipos de TI, la dirección y, en última instancia, para toda la organización.


2. Eliminar errores

En la gestión de inventarios se producen muchos errores que afectan de forma directa a la agilidad y rentabilidad de la empresa. Con las mejores prácticas de ITIL la gestión de inventario identifica estos errores y permite aplicar correcciones a los mismos. Entre los errores habituales que se producen relacionados con los activos IT de una empresa se encuentran el pago por activos que ya no están utilizándose o que incluso se han retirado, licencias de software sin uso específico o múltiples activos asignados al mismo usuario sin necesidad real de ello, por ejemplo. Con las buenas prácticas de gestión que propone ITIL las empresas pueden garantizar un control completo de sus activos de IT, disponiendo de información actualizada y completa sobre la configuración de todos sus recursos IT y la relación entre ellos. Gracias a ITAM se consigue reducir los costes de infraestructura y mantener la empresa siempre actualizada con nuevos activos tecnológicos. Dentro de la gestión de inventarios IT hay procesos específicos como la gestión de activos de software (SAM) o la gestión de licencias de software (SLM) o la optimización de licencias de software (SLO) que aplican procesos para conseguir una mejor gestión de los recursos de software de la empresa.


3. Proporciona el mejor retorno de inversión en IT

Aumenta el ROI relacionado con los activos IT gracias a prolongar su vida útil con un mantenimiento proactivo, mejorar la elección de proveedores y la negociación de condiciones de adquisición y la reducción del tiempo de inactividad del propio activo. Llevar un control de inventario óptimo con las buenas prácticas de ITAM consigue reducir de forma notable el coste total de los activos IT.

4. Actualización tecnológica

ITEM optimiza los recursos IT de la empresa facilitando la adquisición de nuevas tecnologías y evitando el uso de activos obsoletos o con un rendimiento ineficiente. Gracias a la gestión de inventario IT la empresa garantiza la actualización tecnológica necesaria para seguir siendo competitiva y productiva a lo largo del tiempo.




Para qué necesitas un software de gestión de activos


A la hora de valorar diferentes proveedores de software de gestión de activos, el primer paso es valorar por qué necesitas mejorar tu estrategia en este ámbito. Estas son algunas señales habituales que indican que deberías adoptar un software de gestión de activos:


Quieres ahorrar dinero


A medida que aumenta la dependencia del software, de la infraestructura y de los servicios de plataforma, una de las claves para reducir los costes es optimizar el gasto en estos servicios. Según un estudio de Gartner, "muchas organizaciones pueden recortar el gasto en software hasta un 30%" mediante prácticas recomendadas para optimizar licencias de software. No es una tarea sencilla de hacer de forma manual. Gartner señala: "Optimizar de forma manual licencias complejas es un proceso no escalable y que requiere mucho esfuerzo y conocimiento especializado. Las grandes empresas necesitan una herramienta de gestión de activos de software (SAM), capaz de automatizar, acelerar y mejorar los procesos manuales. Puede tener ventajas con respecto a alternativas manuales y, a menudo, se amortiza por sí sola".


Utilizas hojas de cálculo


Las hojas de cálculo siguen siendo una de las herramientas más habituales para llevar el seguimiento de activos en las empresas. Pero ¿crees que son exactas durante mucho tiempo? De ninguna manera. Enseguida se vuelven inexactas o de unas dimensiones descomunales. Tanto es así que Sage Accounting determinó que una empresa de 2 millones de dólares que utilizara hojas de cálculo para hacer un seguimiento de activos podría estar gastando hasta 50 000 $ al año en "activos fantasma", esto es, artículos que se están pagando y apuntando en el libro mayor, pero que no existen físicamente.


Te cuesta seguir el ritmo de los cambios de tu empresa


Hoy han llegado cinco auriculares nuevos. A cuatro empleados les han robado el portátil en un restaurante de Teruel. El mes que viene, vais a cambiar 10 impresoras por nuevos modelos de leasing y, el mes que viene, pasará lo mismo con 14 portátiles. Si necesitas un empleado, aunque sea a media jornada, para llevar el seguimiento de todo, necesitas un sistema básico que facilite el trabajo.


Te preocupa la shadow IT


Cada vez más aplicaciones, licencias y demás activos de TI se compran, gestionan y utilizan "en la sombra", sin el conocimiento del equipo central de TI. Con un software que facilite la colaboración, TI podrá estar al tanto y otros equipos podrán ser más productivos, lo que evitará riesgos y costes innecesarios.

Cuando sepas que ha llegado el momento, pensar en cómo será la implementación de una nueva estrategia de gestión de activos en tu organización te ayudará a elegir el mejor software para tus necesidades. En nuestra experiencia, hacer un inventario de activos es el primer paso para tener más claro dónde está cada cosa y cuánto cuesta. A partir de ahí, es posible trazar los ciclos de vida de los activos y evaluar los costes junto al Departamento de Finanzas.

Una gestión de activos de TI avanzada va más allá de este paso y automatiza las tareas rutinarias de gestión de activos. Por ejemplo, un empleado puede usar un portal de autoservicio para solicitar una licencia a una suscripción de software habitual. Mediante reglas predefinidas, la solicitud se puede aprobar con un enlace con el que el solicitante podrá acceder a la suscripción. Esto reduce el esfuerzo que los equipos de TI dedican a tareas de asistencia, para centrarse en un trabajo de mayor nivel.

La colaboración también es importante para una gestión eficaz de los activos. En lugar de que haya compras en la sombra, con una herramienta colaborativa los empleados pueden solicitar compras que otros equipos (como el de adquisiciones) se encargarán de comentar y aprobar. La experiencia todavía será mejor si puedes conectar tu herramienta de gestión de activos con los servicios que ya utilizan los empleados. Por ejemplo, vincúlala a Slack para que un empleado pueda hacer una solicitud con solo pulsar unas teclas. Mejorar el proceso de admisión de solicitudes de activos mejorará mucho la visibilidad del equipo de TI.

Vale la pena señalar que un centro de asistencia es una base importante para esto. Ofrece a los empleados una forma fácil de pedir ayuda, además de que ofrece al personal de TI la capacidad de organizar y proporcionar informes sobre las solicitudes. Un centro de asistencia vinculado al software de gestión de activos proporciona a los equipos de TI información de contexto importante con la que mejorar el servicio. Por ejemplo, cuando un usuario solicita una reparación de un portátil, cierta información básica está disponible automáticamente, como la fecha de compra, problemas anteriores, etc. El equipo de TI también puede acceder a cualquier ticket vinculado a ese portátil. Con esta información inmediata y completa, se consigue una resolución más rápida de las incidencias de los clientes.

A medida que TI continúa evolucionando, aumenta la dependencia de proveedores de SaaS de servicios críticos. También es necesario hacer un seguimiento de los cambios en entornos de nube cada vez más dinámicos y la gestión de activos se está adaptando en consecuencia. Por todo esto, es importante que elijas las herramientas que mejor permitan la colaboración y que mejor respalden tu práctica de gestión de servicios.

Cada organización es única. Tal vez necesites trazar mapas de dependencias complejas que se extienden por toda tu empresa. Es posible que quieras llevar un registro de los activos intangibles, como licencias y documentos de cumplimiento, para reducir el riesgo. O puede que tus requisitos sean más sencillos y que "solo" tengas que seguir unos ordenadores.

Por suerte, el software de gestión de activos viene en todos los sabores, desde integraciones ágiles y asequibles, hasta soluciones complejas y de gran valor que pueden detectar automáticamente todo el hardware basado en IP presente en la red y hasta fregar los cacharros que hay apilados en la cocina… Ya optes por un rastreador ligero o por un sistema de nivel empresarial, lo más importante es dar con la opción que mejor se adapte a tus necesidades únicas.



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